نحوه تنظیم سند رسمی
در ابتدا که به دفترخانه مراجعه می‌فرمایید سردفتر محترم هویت شما را احراز می‌کند؛ برای اینکه ببیند شناسنامه و مدارک ارائه شده برای شما هست یا خیر. بنابراین وظیفه صاحب‌دفتر است که هویت شما و طرف معامله شما را احراز کند. حتی اگر شما و یا طرف معامله به شخصی وکالت داده باشید که سند در دفترخانه را امضا کند، سردفتر محترم باید وکالت‌نامه را ملاحظه کند و اعتبار وکالت‌نامه و حدود اختیارات وکیل اطمینان کسب نماید. اینقدر قضیه جدی است که سردفتر محترم اگر هویت شما و طرف معامله و یا وکلای دو طرف را احراز نکند و سندی را عمدا ثبت نماید، از یک‌سال تا سه‌سال از خدمات دولتی منفصل می‌شود!!! تازه اگر سردفتر تردیدی در هویت دو طرف قرارداد داشته باشد، باید دو نفر شخص معروف و مورد اعتماد، حضوری هویت آنان را تصدیق نماید و مسئول دفتر هم باید این مساله را در دفتر، ثبت کند و به امضای شهود برساند و این نکته را در اسناد قید نماید. اگر هم این اشخاص نبودند، مثلا شهود محترم غیر رشید، کودک، کور و کر و یا ذینفع در معامله نباشند و یا حتی خدمه طرفین معامله هم نباشند؛ سردفتر محترم نمی‌تواند سند را ثبت کند. مواردی که گفتیم در مورد آقا و خانم محترمی بود که برای تنظیم سند به دفترخانه مراجعه کرده‌اند. و اما در مورد اشخاص حقوقی باید عرض کنیم شخصیت حقوقی باید احراز شود. یعنی سردفتر محترم وظیفه دارد ابتدا آخرین مدیران و دارندگان حق امضا و کسی که از طرف شرکت حق امضای سندهای رسمی و تعهدآور را دارد از اداره ثبت شرکت‌ها، استعلام نموده سپس با ملاحظه‌کردن اساسنامه و روزنامه رسمی شرکت، سند رسمی را تنظیم و ثبت می‌کند.
سردفتر محترم سپس توانایی بستن قرارداد دو طرف را از نظر قانونی (اهلیت) بررسی می‌کند که با همان سن قانونی در شناسنامه‌ای قابل تشخیص است.
یکی از طرفین سند یا عقد در اکثر قراردادهایی که بسته می‌شود، مالک است و این مالکیت باید توسط سردفتر احراز شود. مثلا اگر مال غیرمنقولی بخواهد منتقل شود، سردفتر باید مالکیت فروشنده را از طریق استعلام از اداره ثبت اسناد و املاک محل وقوع ملک، احراز نماید.
سند هم همان‌طور که می‌دانید باید به زبان فارسی تنظیم شود و نمی‌توان با مداد و امثال آن نوشت و باید خوش خط و خوانا نگارش شود. برگه‌هایی هم که سند در آنها تنظیم می‌شود، برگه‌های عادی نیست؛ بلکه اوراق بهادار مخصوصی است از طرف سازمان ثبت چاپ و تهیه شده و در اختیار دفاتر اسناد رسمی قرار می‌گیرد، ثبت نماید. اصل اسناد رسمی در صورت تقاضای طرفین معامله به تعداد آنها تهیه می‌شود و به هر حال یک نسخه اضافی تنظیم می‌شود که نسخه آخری باید در پرونده بایگانی و در دفترخانه نگه‌داری شود و سند ثبت شده به صاحب سند یا وکیل او تسلیم و در دفتر مخصوصی رسید گرفته می‌شود. سردفتر محترم باید در تمامی اسناد برای احراز هویت، شماره شناسنامه و نشانی دو طرف را به صورت واضح در سند قید کند.
(در صورت نیاز به انعقاد قرارداد -قرارداد خرید و فروش، قرارداد کار، قرارداد مشارکت مدنی، قرارداد پیمانکاری، توافقنامه و تمامی انواع قراردادهای قانونی- با ما تماس بگیرید.)
گروه حقوقی امانت